Die
Excel-Falle
Ein beliebter Weg, individuelle Datenbehandlung
zu erzielen, ist die Nutzung von Tabellenkalkulations-Programmen.
Marktführer ist hier Microsoft Excel.
Doch es gibt auch hervorragende Open-Source-Alternativen:
Mit Makros ist hier fast alles möglich, und wer
will, kann auch Eingabemasken erstellen, richtig kleine Programme.
Der Trend ist deutlich, dass viele Anwender,
die durch ihre Software im Stich gelassen werden, sich selbst Programme
schnitzen, die bald zu beachtlicher - oder auch bedrohlicher - Komplexität
heranwachsen.
Die Probleme werden sehr bald deutlich:
1. Keine
Dokumentation
2. Kein
Quelltext - was wird eigentlich programmiert, verändert - wie sichert man
Versionen?
3. Keine
Trennung von Daten und Funktionalität: Durch Neueingaben werden evtl. Formeln
überschrieben!
4. Keine
richtige Entwicklungsumgebung: Wie testet man angemessen?
5. Völlige
Hersteller-Abhängigkeit: Schon in der nächsten Excel-Version geht vielleicht
manches nicht mehr.
Gegen die Nutzung dieser Techniken ist wohl
nichts zu sagen, wenn man sie zu Hause als private Spielerei ausübt, nur für
sich selbst gedacht: DVD-Verwaltung, Film-Bibliothek, Haushalts-Kassenbuch.
Aber wenn in Abteilungen Ihrer Firma
Excel-Tabellen kursieren, die irgend jemand erstellt und an irgend jemandem weiter
gegeben hat - schnell mal gezeigt, wie es geht:
Wollen Sie diesen Zahlen vertrauen, die Ihnen
da ausgedruckt werden?
Die Lösung ist eine „richtige“ individuelle
Software.
Ab wann ist das interessant?
Wenn es
6. komplex
genug ist, dass es in Excel gefährlich wird
7. wichtig
genug ist, dass Sie es brauchen
Vorhandene Excel-„Anwendungen“ durch ein ablösen
- das ist die ideale Ausgangsituation, um sich ganz begründet für ein Projekt
zu entscheiden:
8. Die
Verbreitung dieser Excel-„Anwendungen“ beweisen Ihnen, dass da ein Bedarf
besteht.
9. Der
Aufwand, der bisher da hinein geflossen ist - und weiter fließt, in der Form
von „Kannst du mir da mal helfen - wie muss ich denn ...?“ - definiert das
Projekt-Budget: soviel bezahlen Sie bisher ja schon für Ihr inoffizielles Untergrund-Excel-System.
10. Derjenige
Mitarbeiter, der die Sache so versteht, dass er eine Lösung mit Excel machen
könnte, kann mir bestimmt hervorragende Vorgaben erstellen - und dann testen,
ob alle Wünsche erfüllt sind, die Einführung unterstützen, die Kollegen schulen
...
Dazu ein reales Beispiel aus der Praxis:
Ein Kunde hat seine Materialversendung zu den Produktionsbetrieben
von Excel auf eine Anwendung von KI System umgestellt.
Statt mühsamer manueller Datenübernahme aus dem
Warenwirtschaftssystem in Excel werden nun auf Knopfdruck die Pick-Listen
erstellt,
vorausgefüllt mit allen Materialdaten und den Bedarfen
der Produktionsaufträge.
Sobald die Disposition entschieden hat, was
produziert werden soll, kann das Lager mit der Kommissionierung beginnen.
Nutzen Sie guten Gewissens Excel und ähnliches
für alle Zwecke, für die sie passen.
Aber wo es Software braucht, da lassen Sie
besser den Profi ran.
KI System - So soll Software sein !!!
Anmerkung:
Excel wird hier nur als Beispiel für die
verbreitetste Tabellenkalkulation hervorgehoben.
Die voranstehenden Überlegungen sind auch nicht
als platte Kritik an Excel und ähnlichen Programmen gemeint, sondern sollen
eine Hilfe zum effektiveren Umgang damit geben.